DI og Dansk Erhverv: Udbud er for komplicerede

Henriette Søltoft, DI Rådgiverne. Foto: Christian Als / Ritzau Scanpix

Alt for omstændelige udbud er med til at drive omkostningerne i vejret, siger de to førende erhvervsorganisationer. DI ønsker en statslig aftale med kommunerne.

Af Uffe Gardel, uffe@nb-medier.dk

Mere dialog, mere screening af markedet og færre EU-udbud – det er nogle af rådene fra dem, som byder på offentlige opgaver, efter at en ny beretning fra Rigsrevisionen har  afdækket de voldsomme transaktionsomkostninger, som offentlige udbud medfører for de private bydere.

“Man bør føre en fornuftig dialog med markedet, inden man skriver udbudsmaterialet, og kun tage de krav med, som virkelig er vigtige. Man skal passe på ikke øge kompleksiteten for meget, siger Morten Jung, markedschef i Dansk Erhverv.

“Jeg synes, man i den offentlige sektor kunne overveje i højere grad at bruge kræfter på lægge en strategi for sine udbud, så man får gennemtænkt, hvad man har behov for, og hvordan man får sikret det behov. Man skal vælge udbudsform, tilrettelægge forløbet og bruge tid på at forberede udbuddet. Udfordringen er at man har mange opgaver ude i kommunerne, og når man er presset på tid, er det naturligt at ty til det, man har lavet tidligere i stedet for at få gennemtænkt, hvad man reelt har behov for. ”

Omfattende krav

“Rådgivervirksomhederne oplever ofte, at indkøberne stiller meget omfattende krav til demonstration af løsningen i selve tilbuddet, således at virksomhederne reelt skal løse en stor del af den opgave, som de byder på, inden de overhovedet har fået opgaven,” siger Henriette Søltoft, branchedirektør for DI Rådgiverne.

Hun understreger, at rådgiverbranchen oplever voldsomme transaktionsomkostninger både ved statslige og kommunale udbud.

“Problemet blev længe opfattet som udtryk for klynk fra branchens side, og derfor er vi glade for, at Rigsrevisionen og Statsrevisorerne sætter spot på det. Det er helt naturligt, at der findes tilbudsomkostninger, ikke mindst i rådgiverbranchen, men vi ved fra vores medlemsvirksomheder, at det har nået et omfang, hvor det ikke giver mening mere.”

DI Rådgiverne spørger årligt medlemmerne om deres erfaringer med offentlige udbud. Senest – i 2019 – svarede godt 44 procent af rådgiverne, at de ofte fravælger at byde på offentlige opgaver på grund af for høje transaktionsomkostninger, mens godt 41 procent  nogle gange afholder sig fra at byde på offentlige opgaver – altså i alt 85 procent som ofte eller af og til undlader at byde.

“Det er en illusion at blive ved med at sige, at det er branchens eget problem, for omkostningerne bliver jo væltet over på priserne, og nogle vil afholde sig fra at byde, så man får mindre priskonkurrence og risikerer, at man ikke får de rigtige til at løse opgaven,” siger Henriette Søltoft.

Lad være med unødvendige EU-udbud

Henriette Søltoft er enig i, at mindre komplicerede udbudsformer er vejen frem.

“Mange offentlige udbydere vælger  at sende opgaver i EU-udbud, som ligger under lovens tærskelværdi (pt. 1.072.000 kroner, red.). Vi har endda hørt om forvaltninger, der har som fast politik at sende alt over 50.000 kroner i udbud,” siger hun.

“Vi har det simple råd, at hvis man er under tærskelværdien for EU-udbud, så skal man lade være med at sende opgaven i udbud og nøjes med at lave en markedsafdækning, altså undersøge hvem, der kunne være relevante leverandører, og så indhente ét, maksimalt to tilbud.

Et andet råd er, at når man skal sende en opgave i udbud, bør man bruge prækvalifikation, hvor virksomheder sorteres på grundlag af for eksempel deres referencer. Så minimerer man omkostningerne hos både én selv og tilbudsgiverne.”

Henriette Søltoft tror dog ikke, at der kommer fremskridt på området uden et politisk initiativ og ønsker en statslig regulering.

“Man skal fra centralt politisk niveau signalere, at man vil have gjort noget ved problemet. Og her er statsrevisorernes anbefalinger og kritik vigtig. Staten og kommunerne burde for eksempel aftale, at transaktionsomkostningerne ikke må overstige ti procent som en tommelfingerregel,” siger hun.

DI Rådgiverne er sammen med Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen på vej med et kostbarometer, et værktøj til omkostningsberegning for den enkelte indkøber.

“Endelig har Moderniseringsstyrelsen og Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen på det statslige område netop etableret en rådgivningsfunktion, hvor statslige indkøbere kan få vejledning om udbud. Også rådgivning er et godt instrument til at drive omkostningerne ned.”